Version n°1 : 15 mars 2018

 

Comment vos données personnelles sont-elles collectées, conservées et traitées ?

Introduction

La présente Charte s’applique à toutes les données à caractère personnel traitées au sein de OSMOS. Elle explique de quelle manière nous utilisons ces données, avec qui nous sommes susceptibles de les partager et quelles mesures nous prenons pour nous assurer de leur confidentialité et de leur sécurité.

Certains des liens présents sur nos sites Internet peuvent vous rediriger vers des sites Internet n'appartenant pas à notre société. Ceux-ci sont dotés de leurs propres politiques ou chartes de confidentialité ou de protection des données qui peuvent différer des nôtres : il vous appartient d’en prendre connaissance.

 

Quelles données collectons-nous ?

Les données que nous collectons ou détenons à votre égard peuvent provenir de diverses sources. Certaines ont été collectées directement auprès de vous, d’autres peuvent avoir été collectées dans le respect de la réglementation applicable, dans le passé ou par d’autres sociétés du groupe auquel nous appartenons. Nous pouvons également collecter des informations vous concernant lorsque vous échangez avec nous, par exemple lorsque vous visitez nos sites Internet, lorsque vous remplissez une fiche d´inscription online, lorsque vous vous abonnez à notre newsletter, lorsque vous nous appelez ou vous rendez dans l’un de nos sites.

  • Les données que vous nous fournissez peuvent par exemple concerner :
     
  • des informations relatives à votre identité telles votre nom, genre, date et lieu de naissance, les informations présentes sur vos justificatifs d’identité ;
  • vos coordonnées telles que votre adresse postale, adresse de messagerie électronique, numéros de téléphone ;
  • des informations que vous nous fournissez en remplissant des formulaires ou en communiquant avec nous, que ce soit par téléphone, en présentiel, par courrier électronique ou par tout autre moyen de communication en ligne ou en répondant à des questionnaires ou des enquêtes de satisfaction;
  • Les données que nous collectons ou générons peuvent concerner notamment :
  • les informations relatives à notre relation commerciale, vos transactions et vos instructions, les canaux de communication que vous utilisez avec nous;
  • les informations que nous utilisons pour vous identifier tel que votre adresse e-mail ou nom d´utilisateur;
  • toute information contenue dans la documentation  ou formulaires que vous pourriez compléter en tant que client ou prospect ;
  • toute information de nature commerciale, telle que les détails des produits ou services dont vous bénéficiez;
  • les données recueillies grâce aux cookies. Nous utilisons des «cookies» et des technologies similaires sur nos sites Internet et dans les messages électroniques afin de vous reconnaître, nous souvenir de vos préférences et vous présenter un contenu susceptible de vous intéresser.

    Consultez notre politique des cookies pour plus de détails sur la façon dont nous utilisons les cookies.
     
  • les enregistrements de toutes les correspondances et communications entre nous, comprenant les messages électroniques, les messageries instantanées, les communications sur les réseaux sociaux ou tout autre type d’échanges et de communications ;
  • toute information dont nous avons besoin pour répondre à nos obligations légales et réglementaires, notamment vos données de transactions bancaires avec nous, les informations nécessaires à la détection de toute activité suspicieuse ou anormale vous concernant ou concernant les personnes avec lesquelles vous êtes en relation.

Comment utilisons-nous vos données ?

Nous n'utiliserons vos données à caractère personnel que si vous y avez consenti ou que cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus par la loi :

  • La protection de nos intérêts légitimes ;
  • L’exécution d’un contrat conclu ou d’un engagement au titre duquel vous êtes et/ou nous sommes engagés ;
  • Le respect d’une obligation légale ou réglementaire ;
  • La préservation de l’intérêt public, comme la prévention ou la détection d’une fraude ou d’un délit financier ;

Nous collectons et traitons des informations vous concernant pour diverses raisons et notamment :

  • vous fournir des produits et services ;
  • gérer notre relation commerciale avec vous - y compris (sauf refus de votre part) vous proposer nos produits, contrats et services ou effectuer des études de marché ;
  • comprendre l’utilisation que vous faites de vos services ;
  • recueillir des renseignements à partir de l'analyse de vos données
  • améliorer la qualité de nos produits, contrats et services et nous assurer de l’efficacité de nos campagnes commerciales ;
  • garder une trace de nos échanges avec vous (en -présentiel, par message électronique ou tout autre type de communication) ;
  • prévenir ou détecter tout risque de fraude ou délit financier ;
  • assurer la continuité de l’activité de nos services ;
  • correspondre avec nos avocats, conseils ou tout autre intervenant (sous-traitants, fournisseurs, transporteurs, partenaires ou autres tiers intéressés) ;
  • assurer la défense de nos droits et le respect de nos obligations légales, réglementaires ou fiscales.

 

Parfois, il peut arriver que vous ayez exprimé votre volonté de ne pas voir vos données utilisées mais que nous soyons tout de même dans l’obligation de les utiliser pour différentes raisons. Dans un tel cas de figure, nous continuerons à les utiliser si (i) la loi nous y oblige, (ii) si nous devons exécuter une obligation contractuelle, (iii) s’il est dans l’intérêt public de le faire ou (iv) si nous avons un intérêt légitime à le faire.

 

Logiciels de gestion

 

Nous sommes susceptibles d’utiliser des logiciels de gestion, par exemple lorsque vous souhaitez souscrire un produit ou un service. Nous sommes susceptibles d’utiliser de tels procédés afin de nous permettre de mieux assurer votre suivi au sein de nos établissements.

 

Vous êtes en droit d'obtenir de demander à être supprimé de notre base de données. Merci de vous reporter à la rubrique « Vos droits » ci-dessous pour en savoir plus.

 

Suivi et enregistrement de nos échanges

Nous utilisons un système de vidéosurveillance dans et autour de nos sites et de nos bureaux à des fins de sécurité et nous sommes donc susceptibles de collecter des images, photos ou des vidéos de vous, ou d’enregistrer votre voix via ce procédé.

Nous sommes également susceptibles d’évaluer, analyser et améliorer nos services, de former nos collaborateurs à partir de ces données.

Respect de nos obligations légales et réglementaires

 

Nous utilisons vos données à caractère personnel pour respecter nos obligations, nous conformer à toute loi ou règlement applicable et le cas échéant, les partager avec un régulateur ou une autorité compétente dans le strict respect de la loi applicable.

 

Marketing et études de marché :

 

Vos données personnelles peuvent faire l’objet d’un traitement afin de promouvoir nos produits et services. Si vous y consentez, nous sommes susceptibles de vous envoyer des messages commerciaux (message électronique, SMS, téléphone) contenant des informations sur nos produits et services ou ceux de tiers.

Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation de vos données à des fins commerciales à tout moment : la prise en compte de votre demande et la mise à jour de nos systèmes peut prendre quelques jours pendant lesquels vous êtes susceptibles de recevoir des sollicitations commerciales relatives aux campagnes marketing déjà lancées. Pour nous demander d’arrêter de vous envoyer des messages marketing ou d'utiliser vos données à des fins marketings, y compris pour adapter notre contenu ou nos publicités à votre profil lorsque vous utilisez l’un de nos sites Internet, veuillez-vous reporter à la section « Plus de détails concernant vos données ». Vous pouvez également retirer votre consentement à ces activités ou opérations marketing lorsque vous utilisez nos sites Internet ou lorsque vous échangez avec votre conseiller clientèle.

Des agences en charge de la réalisation d'études de marché sont susceptibles de prendre contact avec vous (par courrier, par téléphone, par courrier électronique ou tout autre moyen de communication) afin de vous inviter à prendre part à une étude. Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation de vos données à des fins d'études de marché à tout moment. Si tel est le cas, nous arrêterons d’utiliser vos données à cette fin.

Avec qui sommes-nous susceptibles de les partager ?

 

Nous sommes susceptibles de partager vos données personnelles pour les raisons suivantes :

 

  • vous fournir des produits ou des services que vous avez sollicités ;
  • respecter une obligation légale ou réglementaire;
  • répondre à une demande de rapports réglementaires, gérer un contentieux ou pour agir pour la défense de nos droits ;
  • agir sur le fondement d’un intérêt légitime, par exemple pour gérer un risque opérationnel ou évaluer la pertinence ou l’efficacité de nos campagnes commerciales de nos produits ou services ;
  • agir conformément à votre consentement, préalablement recueilli. Nous sommes susceptibles de transférer et de divulguer vos données à :
    • d’autres sociétés de notre groupe ;
    • des sous-traitants, des mandataires ou des prestataires de services qui travaillent pour nous ou d’autres sociétés du groupe (ce qui inclut leurs salariés, leurs administrateurs et leurs dirigeants) ;
    • les personnes qui sont concernés par le déroulement de nos prestations (familles pour les cas des mineurs, tuteurs, intermédiaires;
    • toute société (nouvelle ou potentielle) qui procède à l’acquisition de tout ou partie de notre société ;
    • des commissaires aux comptes, des autorités administratives indépendantes ou des organismes de résolution des litiges et afin de se conformer à leurs demandes ;
    • des sociétés qui réalisent des études commerciales ou de marché pour nous ;
    • toute autre personne impliquée en cas de litige au regard d'une opération ;
    • le gouvernement français, les autorités/juridictions judiciaires ou administratives ;

 

Partage de données agrégées ou anonymisées :

Si nous avons rendu vos données anonymes, nous sommes susceptibles de les partager hors de la société OSMOS avec des partenaires tels que des groupes de recherche, des universitaires, des annonceurs ou des sites connexes. Nous sommes par exemple susceptibles de partager publiquement des informations pour présenter les tendances en matière d’utilisation globale de nos services. Ces données ne permettent en aucun cas de vous identifier.

Combien de temps les conservons-nous ?

Nous conserverons vos données tant que vous utiliserez nos services. Nous sommes également susceptibles de les conserver même si vous décidez de ne plus utiliser nos services ou nos plateformes, notamment pour nous conformer à la législation applicable, pour défendre nos intérêts ou faire valoir nos droits. Nous ne les conserverons pas plus longtemps que nécessaire et, lorsque nous n’en aurons plus besoin, nous les détruirons en toute sécurité conformément à notre politique interne ou nous les rendrons totalement anonymes.

 

Certaines données pourront être conservées pour une durée supplémentaire pour la gestion de réclamations et/ou contentieux ainsi que pour répondre à nos obligations légales ou réglementaires ou encore pour répondre à des demandes d’autorités habilitées.

 

Les données comptables pourront être conservées pendant une durée de dix (10) ans conformément à la règlementation applicable.

Transferts internationaux des données

Vos données sont susceptibles d’être transférées vers, hébergées dans ou consultées depuis un pays situé hors de l’Union européenne où la législation en matière de protection des données n’est pas équivalente à celle de la France ou de l’Union européenne. Nous procèderons à ces transferts de données uniquement pour exécuter un contrat conclu entre OSMOS et vous, exécuter une obligation légale, protéger l’intérêt public et pour défendre nos intérêts légitimes.

Lorsque des données vous concernant sont transférées vers un pays hors de l’Union européenne, nous nous assurerons toujours qu’elles sont protégées. Pour cela, nous soumettons tous les transferts de vos données à des mesures de protection appropriées et pertinentes (telles qu’un chiffrement ou des engagements contractuels, ce qui inclut la conclusion des clauses contractuelles types approuvées par l’UE).

Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur la façon dont nous transférons vos données personnelles hors de l’Union européenne en nous contactant directement.

Vos droits

Vous disposez de droits sur les données personnelles vous concernant :

 

  • le droit d’obtenir des informations sur les données que nous détenons sur vous et les traitements mis en œuvre;
  • dans certaines circonstances, le droit de retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données personnelles (veuillez noter que nous sommes susceptibles de continuer à traiter vos données personnelles si nous avons une raison légitime de le faire);
  • dans certaines circonstances, le droit de recevoir des données sous forme électronique et /ou de nous demander de transmettre ces informations à un tiers lorsque cela est techniquement possible (veuillez noter que ce droit n’est applicable qu’aux données que vous nous avez fournies) ;
  • le droit de modifier ou corriger vos données ;
  • le droit de nous demander la suppression de vos données dans certaines circonstances (veuillez noter que des dispositions légales ou réglementaires ou des raisons légitimes peuvent nous imposer de conserver vos données ;
  • le droit de nous demander de restreindre ou de vous opposer au traitement de vos données, dans certaines circonstances (veuillez noter que nous sommes susceptibles de continuer à traiter vos données personnelles si nous avons une raison légitime de le faire) ;

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant. Pour cela, veuillez-vous reporter à la rubrique « Plus de détails concernant vos données ». Vous trouverez de plus amples informations à propos de vos droits sur le site Internet de la CNIL : https://www.cnil.fr/ . Vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (merci d’adresser un courrier à l’adresse suivante : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 Paris - Cedex 07).

Comment assurons-nous la sécurité de vos données ?

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger vos données, notamment le chiffrement, l'anonymisation et la mise en place de procédures de sécurité physique. Nous imposons à notre personnel et tous les tiers travaillant pour OSMOS de respecter des normes strictes en matière de sécurité et de protection de l’information, y compris des obligations contractuelles aux termes desquelles ils s’engagent à protéger toutes les données et appliquer des mesures strictes en matière de transfert de données.

En savoir plus sur vos données

Si vous souhaitez en savoir plus sur les dispositions de cette Charte de Protection des Données ou contacter notre Responsable de la Protection des Données, vous pouvez nous écrire aux adresses suivantes :

37 rue de la Pérouse

75016 Paris

 

Cette Charte de Protection des Données est susceptible d’être modifiée et la dernière version applicable est consultable à l’adresse suivante : https://www.osmos-group/charte-de-protection-des-donnees.

 

ANNEXE 1 : FINALITÉS ET DURÉES DE CONSERVATION DES DONNÉES

 

Finalités des traitements de données à caractère personnelles

(voir annexe 2)

Fondements légaux de mise en œuvre

Durées de conservation maximales (sauf indications contraires)

 

Fourniture de produits et services

Intérêt légitime Obligation légale Exécution contractuelle

10 ans à compter de la fin de toute relation contractuelle. Cette conservation pourra être augmentée si une autorité ou la défense d’un droit ou d’un intérêt l’exige.

 

Respect des législations et des réglementations

Intérêt légitime Obligation légale     Intérêt Public

 

Sécurité et poursuite de nos activités

 

Intérêt légitime Obligation légale

3 mois pour les images de vidéo surveillance.

Cette conservation pourra être augmentée si une autorité ou la défense d’un droit ou d’un intérêt l’exige.

 

Amélioration des produits et services

 

Intérêt légitime

3 ans à compter de la collecte

 

Cookies

Intérêt légitime Consentement

Durée liée au consentement donné par la personne concernée.

13 mois à compter de la collecte.

Analyse des données à des fins de ciblage des clients

 

Intérêt légitime

Pendant toute la durée de la relation contractuelle.

 

Marketing

Intérêt légitime Consentement

Pendant toute la durée de la relation contractuelle

3 ans pour les personnes physiques non clientes.

Protection de nos droits

Intérêt légitime

Durée liée à tout contentieux ou toute

procédure administrative ou judiciaire.

 

  1. Fourniture de produits et services : nous utilisons vos données afin de vous fournir des produits et services.

 

  1. Respect des législations et des réglementations : nous nous assurons du respect de toute législation ou réglementation en vigueur. Ce traitement peut se fonder sur le respect d’une obligation légale, l’intérêt public ou notre intérêt légitime.

 

  1. Sécurité et poursuite de nos activités : nous prenons des mesures pour faciliter la poursuite de nos activités et assurer la sécurité des données que nous conservons (dont des mesures de sécurité physique) afin d’exécuter nos obligations légales, définir et mettre en pratique notre stratégie interne. Nous mettons également en place des mesures de sécurité visant à protéger notre personnel et nos locaux (notamment un dispositif de vidéosurveillance et un suivi des incivilités constatées).

 

  1. Amélioration des produits et des services : nous utiliserons l'analyse de vos données pour identifier de possibles améliorations de nos produits et services. Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est notre intérêt légitime.

 

  1. Cookies : Nous vous demanderons de consentir à l’utilisation de cookies. Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est votre consentement.

 

  1. Analyse des données à des fins de ciblage des clients : nous sommes susceptibles d’utiliser vos données en procédant à leur analyse afin d’identifier les possibilités de promouvoir nos produits et services auprès de clients actuels ou potentiels. Cette utilisation des données est fondée sur notre intérêt légitime.

 

  1. Marketing : nous utilisons vos données pour vous fournir des informations concernant les produits et services de OSMOS ainsi que les produits et services de nos partenaires et autres parties tierces. Cette utilisation de vos données repose sur notre intérêt légitime et/ou sur votre consentement.

 

  1. Protection de nos droits : nous sommes susceptibles d’utiliser vos données afin de protéger nos droits notamment dans le cadre de la défense ou de la protection de droits et d'intérêts légaux , d'actions en justice, la gestion de réclamations ou de litiges, en cas de restructuration de sociétés ou autres opérations de fusion ou acquisition. Nous les utiliserons sur la base de nos intérêts légitimes.

 

ANNEXE 2

 

TRAITEMENT DES COOKIES

 

Qu'est-ce qu'un "cookie" ?
Un "cookie" est un fichier de taille limitée, généralement constitué de lettres et de chiffres, envoyé par le serveur internet au fichier cookie du navigateur situé sur le disque dur de votre ordinateur.
 

OSMOS dépose les cookies suivants :

Cookies internes nécessaires au site pour améliorer l’interactivité du site et nos services.

Ces cookies permettent au site de fonctionner de manière optimale. Vous pouvez vous y opposer et les supprimer en utilisant les paramètres de votre navigateur, cependant votre expérience utilisateur risque d’être dégradée.

 

NOM DU COOKIE

FINALITÉ

DURÉE DE CONSERVATION

SESS {hash}

Clés de Session de l’utilisateur connecté à Drupal

23 jours

cookie-agreed

conserve la trace si l’utilisateur a manipulé le popup Cookie

100 jours

pop_fichier_voyage

vérifie si le popup Insusite a été fermé à droite ou non

1 semaine

720planBAK

permet d'assurer la répartition de la charge sur les serveurs

2h15

cookie-agreed

gérer le bandeau d’avertissement spécial cookies

3mois et 8 jours

has_js

assurer le bon fonctionnement du site

Fin de session

720planD

permet d'assurer la répartition de la charge sur les serveurs

20min


Cookies de mesure d’audience

NOM DU COOKIE

FINALITÉ

DURÉE DE CONSERVATION

cookieDomaine + ga

Mesure d’audience - Google Analytics

13 mois

Eu_cookie_compliance

Demander à l’utilisateur son approbation sur l’enregistrement de données personnelles sur le site

13 mois

_ga

est utilisé pour distinguer les utilisateurs

2 ans

_gid

est utilisé pour distinguer les utilisateurs

24 heures

 

_gat

est utilisé pour réduire le nombre de requêtes, si Google Analytics est implémenté

via Google Tag Manager, ce cookie reçoit le nom _dc_gtm_

Session

 

 

Nous collectons également votre adresse IP, afin de déterminer la ville depuis laquelle vous vous connectez. Celle-ci est immédiatement anonymisée après utilisation. OSMOS ne peut donc en aucun cas remonter par ce biais à une personne physique.
Les données personnelles recueillies sont conservées par OSMOS Group pour une durée maximum de 2 ans. Elles ne sont pas cédées à des tiers ni utilisées à d'autres fins.
Vous pouvez choisir de refuser les cookies et l’analyse statistique de vos données de navigation.

Pour faire ce choix, envoyez un courrier électronique à l’adresse suivante : rgpd@osmos-group.com